Pedido de compra por e-mail, reembolso numa planilha compartilhada, férias combinadas no WhatsApp. Funciona enquanto a empresa é pequena, mas logo aparecem as perguntas sem resposta: quem precisa aprovar, em que etapa está e por que está demorando?
Um fluxo de aprovação resolve isso transformando cada pedido num processo com etapas, responsáveis e prazos.
O problema da planilha e do e-mail
- Ninguém é dono: o pedido fica numa caixa de e-mail e depende de alguém lembrar de responder.
- Não há prazo: sem um relógio correndo, o atraso só aparece quando alguém reclama.
- O histórico se perde: para saber quem aprovou e quando, é preciso procurar em conversas antigas.
- Cada um faz de um jeito: faltam informações no pedido e o vai e vem atrasa tudo.
O que um bom fluxo de aprovação precisa ter
- Formulário padronizado, com os campos certos para cada tipo de pedido.
- Etapas definidas, com um responsável por etapa: uma pessoa, um setor ou um grupo.
- Prazo em cada etapa, com aviso antes de vencer.
- Aprovação registrada, inclusive quando mais de uma pessoa precisa votar.
- Histórico completo, com quem fez o quê e quando, do pedido à conclusão.
Exemplos que funcionam bem como fluxo
- Solicitação de compras: o pedido passa pela cotação, pela aprovação do gestor e pela compra.
- Reembolso de despesas: o colaborador anexa o comprovante e o financeiro aprova o pagamento.
- Solicitação de férias: o gestor aprova e o Departamento Pessoal recebe a solicitação já completa.
- Admissão de colaborador: cada área prepara a sua parte, do cadastro ao acesso aos sistemas.
Como começar
- Desenhe o processo atual, do jeito que ele acontece hoje, com todas as idas e voltas.
- Simplifique, tirando as etapas que só existem por falta de controle.
- Monte o fluxo com as etapas, os campos e os prazos combinados.
- Teste com um setor antes de liberar para toda a empresa.
- Acompanhe os indicadores, como prazos cumpridos e etapas que mais atrasam, e ajuste.
Conclusão
Tirar os pedidos internos do e-mail e da planilha dá previsibilidade à rotina: cada solicitação tem dono, prazo e histórico, e a gestão enxerga onde estão os gargalos.
No módulo Fluxos e Processos da Intranet SoluçõesCoop, esses fluxos são montados pela tela, sem programação, e você pode criar quantos quiser.
